Den første arbejdsdag siger meget om en arbejdsplads. Står den nye medarbejder klar med computer, mail og adgang til de rigtige systemer, kommer vedkommende hurtigt i gang. Bruger han eller hun i stedet de første dage på at vente på en adgangskode, er det en dårlig start for alle. Og når en medarbejder stopper, er det mindst lige så vigtigt, at IT-delen bliver håndteret ordentligt. Her er en praktisk tjekliste til begge situationer.
Før den første arbejdsdag
Start forberedelserne en til to uger før. Det giver tid til at bestille udstyr og løse de uundgåelige småproblemer.
- Udstyr: Computer, skærm, headset og eventuelt telefon – bestilt, opsat og klar.
- Konto og licens: Brugerkonto oprettet med den rigtige licens, mailadresse og signatur.
- Adgange: Kun til de systemer og mapper, medarbejderen faktisk skal bruge. Tag udgangspunkt i rollen frem for at kopiere en kollegas rettigheder.
- Sikkerhed: Totrinsbekræftelse sat op fra dag ét, og en kort introduktion til, hvordan man spotter phishing.
- Praktisk: Hvem skal den nye ringe til, hvis noget ikke virker?
Det kan virke som meget, men med en fast skabelon tager det kort tid. Og det gør en kæmpe forskel for oplevelsen.
Når en medarbejder stopper
Offboarding bliver ofte glemt eller gjort halvt. Det er en sikkerhedsrisiko, for en aktiv konto, som ingen holder øje med, er et oplagt mål.
- Luk adgangen til mail, Microsoft 365, fagsystemer og VPN på fratrædelsesdagen – ikke en måned senere.
- Overdrag data: Sørg for, at mails og filer, virksomheden skal bruge, bliver flyttet til en kollega eller et fælles drev.
- Inddrag udstyr: Computer, telefon, nøglekort og eventuelle sikkerhedsnøgler.
- Skift fælles adgangskoder, som medarbejderen har kendt til, fx til wifi eller delte konti.
- Frigiv licensen, så I ikke betaler for en bruger, der ikke længere er der.
Husk, at I også skal tage stilling til, hvor længe personoplysninger om den tidligere medarbejder skal gemmes. Datatilsynet har vejledning om opbevaring og sletning af oplysninger i ansættelsesforhold.
Gør det til en fast proces
Det vigtigste er, at on- og offboarding ikke afhænger af, hvem der lige husker det. Lav en fælles tjekliste, som både HR, nærmeste leder og den IT-ansvarlige kender. Aftal, hvem der giver besked til hvem, og hvor lang tid i forvejen.
Mange mindre virksomheder lader deres IT-leverandør stå for selve opsætningen og nedlukningen, så det sker ens hver gang. Overvejer I det, kan det være en del af den almindelige supportaftale – læs mere her om, hvordan on- og offboarding kan indgå i den daglige IT-support.
Små detaljer, stor effekt
En velkomstmail med de vigtigste links, en kort introduktion til de systemer, man bruger, og en kollega, der tager imod, er små ting, som får en ny medarbejder til at føle sig velkommen. Og en ordentlig afslutning, hvor der er styr på overdragelsen, efterlader et godt indtryk – også hos den, der går.
